福祉施設の事務ってどんな業務をしてるの?特養事務員の私が解説します

  • 1月 14, 2021
  • 8月 11, 2021
  • 福祉
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一般的に、どの職場でも事務の職種があると思いますが、福祉施設で働く事務員のイメージはどのようなものでしょうか?

きっと、お年寄りに囲まれ、優しい介護職員たちと楽しく会話しながら、穏やかな時間が過ぎていくような感じかもしれませんよね。

いくつかの一般企業で就業経験がある私がもっていたイメージは、時間に追われることもなく、楽な仕事なのだろう、というのが本音でした。

この記事では、そんな私が実際に働いてみて分かった福祉施設事務の業務について本音で解説いたします!

※この記事は3分で読むことができます。

福祉施設の事務とは?

主な就業先としては、有料老人ホーム、介護老人保険施設、デイサービスなどさまざまな事業所がありますが、このような施設系と言われる業種については似た業務が多いと思います。

主に、相談員やケアマネージャー、介護職員、看護職員などが、利用者の管理やケアを対応しているのに対し、その他全般を管理しているのが事務員となります。

一般的に、相談員やケアマネージャーなどの専門職と同じ事務所内で業務をすることが多いようです。

私の勤務する特養も、上記の職員に管理者を含めた体制となっており、窓口や電話対応については、みんなで協力しながらおこなっているので心強いです!

福祉施設事務の仕事内容

 
Aさん
他の事務職と違いはあるの?
 
タカシ
はい、福祉特有の業務があります!
 
Aさん
ぜひ教えて下さい!

もちろん事業所によって仕事の分担や内容はさまざまだと思いますが、一般的には次の業務内容となります。

  • 電話、窓口対応
  • 請求業務(レセプト)
  • 勤怠、労務管理
  • 設備管理
  • 物品購入

一般的な事務と変わらない業務も多いですが、「請求業務」については、介護報酬という基準に従い、適正な請求をおこなう必要があります。

ちなみに、この介護報酬は3年に1度の周期で大幅な改定があるので、せっかく業務に慣れたと思っても内容が変わってしまうこともあります!

また、定期的に実施される県の指導監査では、介護報酬に関わる請求内容について重点的にチェックされるので、事務員にとってはいちばん緊張する1日となります。

これで指摘されると、過去にさかのぼり、該当する誤った請求をすべてやり直すことにもなります。実際に私も指摘を受け、とんでもない労力を使った経験があります。

私の事業所は規模が大きいので、男性と女性の2名体制となっていて業務の分担ができますが、女性だけの場合は、「設備管理」に苦労することと思います。

福祉施設のほとんどは、24時間365日、設備が稼働していますので、機器への負担も通常よりかかってしまい、故障がとても多いです!

例えば、真冬の寒い時期にエアコンが故障したり、入浴する機器が動かなくなったりなど、利用者に不便をかけるトラブルは迅速な対応が必要となるので、正しい知識と素早い判断は必須となるでしょう。

それから、専属の運転手がいない場合は、事務員が送迎をおこなうのですが、福祉施設では、車いすに乗った利用者を移送するので、大半は「ハイエース」などの大型の車両を運転することになります。

面接の際に、この運転に自信がなく入職を辞退した女性も記憶にあります。何度か運転することで慣れると思いますが、人を移送するのはやはり緊張感があります。

柱となる業務以外にも細かい業務はたくさんありますが、事務所内の他の職員と連携することが大切だと思っています!

必要なスキルは?

実際働いてみた感想は、机に座って1日が終わるような業務ではなく、思った以上に慌ただしく動き回るものだと感じています。

現場からは、壊れた物品の修理をしてほしい、ここが不便なので改善できないか、パソコンの使い方が分からない、蜂の巣があって危険なので駆除してほしいなど、とにかく幅が広いのです。

パソコンスキルは、エクセル、ワード程度をごく普通に使えれば大丈夫ですし、基本的な業務は入職してから学べば十分なので特別なスキルはなくとも問題ありません!

ただ、さまざまな問題に柔軟に対応できるような器用な人材が適任かと思います。

ちなみに、私はこの業務に携わるまでの間、4つの会社を経験してきました。

それは、事務以外にも工具を使った組み立て作業や、自動車の運転に関わる職種など福祉施設事務とはまったく関係ないような経験をしてきました。

今では、過去の経験がすべて活かせており、中途採用ではありますが、逆にその強みを実感しています!

福祉施設事務員としての心構え

 
タカシ
事務員の仕事を理解してきましたか?
 
Aさん
人を扱うって大変そうですね。
 
タカシ
そうですね。細かく見てみましょう!

私がこの業界に転職し、良かったと思う最大の理由は、景気に左右されない点にあります。

高齢化による福祉業界への需要は、今後ますます増えていくでしょう。

また、低所得と言われていた福祉業界も、処遇改善手当の支給という形で、平均的な水準となってきており、不足する人材の確保から今後も報酬の見直しが期待できるはずです!

しかし、高齢者をお預かりするこの業務形態は前述の通り、24時間365日稼働していますので、事務員の私ですら正月も関係なく出勤しなければなりません。

また、新型コロナウイルス感染症、インフルエンザなど感染症対策に対する緊張感は計り知れませんし、万が一、火災が発生した場合も同様で命を預かっている責任が重くのしかかります。

まとめ

人命を預かる以上、一般企業とは違う大変さがありますし、どんな仕事でもストレスに感じる業務はあるはずです。

ですが、私はこの業界で事務を選んだことについて、間違いではなかったと心から実感しています。

この仕事は、基本「お客様から感謝される仕事」なのです!

家での介護が困難なご家族に代わってケアさせていただく施設ですから、やむを得ない事故があった場合も、きちんと説明すれば納得していただけることがほとんどだからです。

この記事がみなさんのお役に立てれば幸いです。

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